Einsteigertipps für digitale Veranstaltungen

Zu digitalen Veranstaltungsformaten gehören zum Beispiel Livestreamings von vor- Ort-Veranstaltungen, Online-Beratungen oder auch Web-Seminare. Sie sind gerade in Zeiten von Corona eine gute Alternative zu Präsenzveranstaltungen. Einige Partner der Gründerwoche haben bereits in den vergangenen Jahren erfolgreich digitale Veranstaltungen durchgeführt. Im Wesentlichen handelte es sich dabei um Web-Seminare.

Für den Einstieg haben wir Ihnen daher einige Tipps mit Unterstützung von Janneke Mertens-Fabian vom Gründungs- und Innovationszentrum (GIZ) der Carl von Ossietzky Universität Oldenburg und Ralph Schipke von der Gründungsinitiative GRUENDER-MV.DE zusammengestellt, für deren Mitwirkung wir uns an dieser Stelle nochmals herzlich bedanken möchten.

Tipps zur Durchführung von Web-Seminaren und Web-Diskussionen Ausgestaltung

Es gibt mehrere Möglichkeiten ein Web-Seminar durchzuführen. Sie können zum Beispiel zunächst ein Gespräch bzw. Interview zwischen einem Experten/Expertin und einem Moderator anbieten (die sich an verschiedenen Standorten befinden) und anschließend Fragen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer beantworten. Sie können auch zunächst allein einen Kurzvortrag halten und/oder ein Video einblenden und sich anschließend mit den Teilnehmern austauschen.

Technische Ausstattung und Anforderungen:

  • Zur Durchführung von Web-Seminaren gibt es jede Menge Anbieter von Tools und hilfreiche Tipps im Internet. Die Installation und der Umgang mit den Tools sind i.d.R. auch für Laien problemlos. Das ist wichtig, denn die technische Hemmschwelle sollte für Sie und für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer so gering wie möglich sein. In dieser Hinsicht bieten sich Tools an, die intuitiv sind und keinen Software-Download erfordern. Die Tools sind zum Teil kostenfrei oder kostenpflichtig. Führen Sie eine kleine Internetrecherche durch und nutzen Sie die ausführlichen Vergleiche und Bewertungen. Hören Sie sich auch in der Dozenten-"Szene" nach einem Tool um, das für Ihr(e) Web-Seminar(e) geeignet ist.
  • Informieren Sie sich insbesondere bei den kostenlosen Angeboten darüber, wie es die Betreiber mit dem Datenschutz halten. Ziehen Sie ggf. kostenpflichtige Angebote in Betracht. Die Kosten sind in der Regel überschaubar.
  • Klären Sie bei der Suche nach einem geeigneten Anbieter/Tool vorab:
    • Wie viele Menschen sollen an dem Web-Seminar teilnehmen?
    • Welchen Anbieter würde Ihr Publikum akzeptieren (z.B. hinsichtlich Datenschutz)?
    • Soll es eine Feedback-Möglichkeit geben?
    • Soll die Möglichkeit bestehen, die Teilnehmer in virtuellen Räumen in Kleingruppen arbeiten zu lassen?
  • Prüfen Sie, ob Sie über eine stabile Internetverbindung verfügen.
  • Machen Sie sich mit dem Tool/der Plattform vertraut und führen Sie eine "Generalprobe" mit Kollegen/Freunden/Familien durch.
  • Prüfen Sie, ob Sie eventuell eine separate Webcam und ein Ansteck-Mikrofon benötigen, um eine einwandfreie Bild- und Tonqualität garantieren zu können. Ggf. reicht ein gutes Headset. Achten Sie in jeden Fall auf ein gutes Mikro,
  • Prüfen Sie, ob der Raum, in dem Sie das Web-Seminar anbieten, hinsichtlich Nebengeräuschen und Lichtverhältnissen geeignet ist.
  • Ist der Hintergrund, vor dem Sie zu sehen sind, angemessen?
  • Steht eine Person zur Verfügung, die vorab und idealerweise während des Web-Seminars technischen Support per Telefon anbieten kann?

Offene oder geschlossene Veranstaltung?

  • Entscheiden Sie, ob Sie Ihr Web-Seminar nur für angemeldete Teilnehmerinnen und Teilnehmern anbieten oder eine öffentlich zugängliche Veranstaltung, z.B. auf einem eigenem YouTube-Kanal zu streamen.
  • Pro und Contra "offene Veranstaltung":
    • Pro: Kein Aufwand bzgl. Einladungsmanagement
    • Pro: Spontane Teilnahme möglich
    • Pro: Größere Breitenwirkung
    • Pro: Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die bei YouTube angemeldet sind, können sich über die Chatfunktion beteiligen.
    • Contra: Teilnehmerzahl kann ggf. den Rahmen sprengen
    • Contra: ModeratorIn kann sich nicht vorab mit dem Hintergrund und Informationsbedarf der Teilnehmerinnen und Teilnehmer auseinandersetzen
  • Pro und Contra "geschlossene Veranstaltung":
    • Pro: Teilnehmerzahl begrenzt
    • Pro: Hintergrund (Stand der Gründungsvorbereitungen, Branche, Qualifikation usw.) und Informationsbedarf der Teilnehmerinnen und Teilnehmer kann vorab erfragt werden
    • Pro: "Geschlossener Raum" sorgt für vertrauensvolle Atmosphäre, da Referenten und Teilnehmende unter sich sind
    • Contra: Risiko, dass die Teilnehmerzahl sehr gering ist
    • Contra: Aufwand für Einladungsmanagement

Einladungsmanagement bei geschlossenen Veranstaltungen

  • Kündigen Sie Ihre Veranstaltung etwa vier Wochen vor dem Termin an, nennen Sie eine E-Mail-Adresse oder Web-Adresse, unter der sich Interessenten anmelden können und einen Anmeldeschluss.
  • Nennen Sie die maximale Teilnehmerzahl. Erfahrungsgemäß sollte diese bei etwa 10 liegen, um einen effektiven Austausch zu gewährleisten.
  • Bestätigen Sie die Zusagen und informieren Sie die Interessenten über die technischen Anforderungen und das Web-Seminartool, mit dem Sie arbeiten werden.
  • Haben Sie mehr Zusagen als Plätze, informieren Sie leer ausgegangenen Interessenten. Erstellen Sie ggf. eine Warteliste, falls Teilnehmer abspringen.
  • Schicken Sie einen kleinen Fragebogen an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer, um deren Hintergrund und Informationsbedarf zu erfragen.
  • Fragen Sie mind. 3 Tage vor Veranstaltungsbeginn noch einmal nach, ob es bei der Teilnahme bleibt.
  • Bieten Sie Support bei der Installation der Web-Seminarsoftware an.

Inhaltliche Vorbereitung und Moderation

  • Erstellen Sie ein kleines Drehbuch bzw. einen Ablaufplan.
  • Planen Sie mit einer Veranstaltungsdauer von max. 60 bis 90 Minuten.
  • Wenn Sie einen Vortrag halten möchten: Je kürzer desto besser (max. 10 Min.). Die Aufmerksamkeitsspanne bei Online-Veranstaltungen ist erfahrungsgemäß kürzer als bei Präsenzveranstaltungen. Prüfen Sie kritisch Ihre rhetorischen Fähigkeiten, beschäftigen Sie sich mit Vortragstechniken.
  • Wenn Sie eine Gesprächsrunde mit einem oder mehreren Referenten/Referentinnen anbieten möchten, führen Sie ein Vorgespräch mit dem/den Referenten/Referentinnen und gehen Sie Ihre Fragen vorab durch.
  • Bereiten Sie ggf. Folienpräsentationen und/oder ein Video vor. Achten Sie darauf, dass auf den einzelnen Folien nur Kernaussagen in möglichst großer Schrift zu lesen sind.
  • Wenn Sie mit Referenten/Referentinnen an anderen Standorten zusammenarbeiten, klären Sie, ob es aufgrund der Breitbandkapazitäten ggf. sinnvoll ist, dass Folien oder Videos von Ihnen eingespielt werden.
  • Vereinbaren Sie mit dem/den Referenten/Referentinnen, dass Sie als Moderator die Chatfragen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer entgegennehmen und sie mündlich dem Referenten stellen.
  • Stellen Sie sich darauf ein, dass die Kommunikation mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern weniger spontan ist als in einer Präsenzveranstaltung. Achten Sie auf eine klare Strukturierung der Veranstaltung.
  • Vereinbaren Sie zu Beginn des Web-Seminars, dass die Teilnehmerinnen ihre Mikros ausstellen (wg. Nebengeräuschen), sofern Sie nicht mit einer Software arbeiten, die eine Stummschaltung zentral durch Sie ermöglicht. Fragen können per Handzeichen oder entsprechende Tool-Einstellungen signalisiert.
  • Motivieren Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bei Bedarf immer wieder in Abständen, sich durch Fragen und Anmerkungen an dem Web-Seminar zu beteiligen.